私人秘書，大家係日常生活中可能會經常聽到。但係你又知唔知，香港公司其實都有一個職位係公司秘書(Company Secretary，Com sec)。好多人會將公司秘書同私人秘書混為一談，認為公司規模尚小，不需要公司秘書服務。究竟公司秘書是甚麼？是否一定要有公司秘書？呢篇文章會同大家一起探討。【咨詢專家】

何謂公司秘書？點解咁重要？

純粹聽「公司秘書」或「Com Sec」，可能比較難去聯想到實質的工作內容是甚麼，但若看看相關課程的名字的話相信會比較清楚，大多相關課程的名稱都為「Corporate Governance」，即是公司治理。

公司秘書其實係一個十分重要的職業，更是一個法定職位，根據香港的 《公司條例》(第622章)第4分部，所有註冊公司都必須聘請公司秘書。公司秘書屬於法規及法律顧問(Legal Compliance)範疇，實質的工作內容即是協助企業管治。

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公司秘書係唔係人人都可以做？

《公司條例》中沒有規定公司秘書要有學歷要求或專業資格，只要以下條件就可以︰

1、須通常居於香港的自然人；

2、註冊辦事處或須營業地點在香港的公司。

簡單嚟講，公司秘書可以是一個自然人(香港居民) 或一個法人團體(香港註冊的有限公司)。若為個人，該人必須經常居住於香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有註冊地址或營業地點。

另外，公司秘書一職亦可由董事兼任，即具有雙重身分。但係，如果公司只有一個董事，那麼該董事就不可以兼任公司秘書。當一份文件應由董事和公司秘書聯合簽署時，具有董事和公司秘書雙重身分的人士只能以公司秘書的身分簽署。

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香港公司秘書服務知多D

在香港有好多創業人士都會選用專業嘅公司秘書服務，以確保公司係營運嘅過程中萬無一失。咁香港公司秘書服務一般包含咩內容？

1、處理有關公司和政府之間的往來法定文件，例如董事變動、公司名稱變更等；

2、定期向公司登記處申報有關公司的變更，如公司架構、股權及董事變動；

3、處理及保存公司之法定紀錄、辦理股份轉讓及註銷事宜等。

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選用公司秘書服務嘅好處

公司秘書是一份十分專業的工作，需要熟悉法例並需時刻關注法規變動。因此，選用專業的秘書公司十分重要，並可帶來不少好處。其中，最重要嘅一項當然係幫貴公司避免不必要的損失。

從政府角度出發，要求公司委任公司秘書的主要目的是為了方便公司與政府直接溝通，以及處理公司與政府的文件來往。

同時，亦需要公司秘書確保公司合法合規和良好的企業管治，避免公司及其董事和管理層負上重大的法律責任。在香港，公司需遵守眾多的法例法規，例如《公司條例》、《商業登記條例》等，而且相關條例不時會更新變動。