秘書二字，大家係日常生活中可能都會經常聽到，但係你又知唔知，秘書其實又分為私人秘書同公司秘書。公司秘書係由董事任命嘅高級行政職務，與私人秘書截然不同。究竟公司秘書是什麼？對公司發展會發揮什麼作用？本篇將詳解香港公司秘書嘅相關資訊。【咨詢專家】

每間香港公司都一定要配備公司秘書？

公司秘書乃資本市場中的一個法定職位，角色如執行董事之一，協助企業有效率的管治，協調和幫助各部門遵守當地公司法規，及向董事會提供法定要求的訊息。公司秘書於商業社會中為良好管治的思想核心，於公司董事決策或討論業務發展時提供專業協助。

根據《公司條例》(第622章)中有列明，所有香港有限公司都需要配備一個公司秘書，否則可被罰款最高港幣100,000，如果持續沒有公司秘書一職，每一日可另各處罰款港幣2,000。為避免誤墜法網，所以一定要找一個儘責的公司秘書。

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香港公司秘書嘅主要職責

公司秘書嘅主要職責係確保公司行政合規合法，其職責範圍廣泛，無論行政、法規、會計等領域都要管理，乃協助公司實施優良政策嘅重要角色。

公司秘書等職責主要包括：

制定公司法定帳目記錄；

維護相關法定文件；

組織及安排董事會或年度股東大會；

辦理股份轉讓、登記；

與監管機構、律師和審計等單位溝通；

通知有關公司架構/資料的改變；

準備及呈報周年報表等；

採取適當行動以符合相關監管環境；

監察公司的法規管治。

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選用香港秘書服務嘅3大好處

1、提供專業法律、稅務意見，公司秘書具國際認可專業資格，熟悉相關公司法例，時刻留意法規變動，為監管公司的重要角色。公司秘書亦可為公司提供專業法律建議，避免訴頌、或讓公司處於不利處景，讓企業管治更加順利。

另外，香港公司需要遵守多項條例，而條例亦可能隨時代進步而不斷作出更新及變動，故更加需要公司秘書適時的法律建議，避免罰款和法律責任。

2、與政府部門溝通

由公司秘書負責處至相關法定文件，作為“聯絡點”，方便與政府部門直接溝通來往，亦會保持與政府政策的同步及良好合規性，同時可避免公司管理層因違規而致的法律責任。

3、提高透明度和商譽

由公司秘書把關，能有效預務違規、貪污、欺詐及盜用等的情況發生，加上秘書公司的獨立身份，更能提升公司透明度，避免由董事出任秘書的利益衝突，以及管理層的聲譽受損。